「初めて展示会の担当になったけど、何から準備すればいいのか全く分からない」
「タスクが多すぎて、スケジュール管理に大きな不安がある」

　このような悩みを抱える展示会担当者の方は、決して少なくありません。

　その背景には、展示会の準備が半年前から始まり、タスクが多岐にわたるため、全体像を把握していないと目の前の作業に追われ、本来の目的を見失いがちである、という構造的な問題があります。

　そこで今回は、展示会の準備から撤収、さらにブースデザインの企画・設計プロセスまでを含めた一連の流れをまとめました。単なる手順だけでなく、成果を出すためのプロの視点も盛り込んでいるため、貴社の展示会を成功に導く具体的なロードマップとして、ぜひご活用ください。

データで紐解く、展示会成果の8割が「準備」で決まる理由

　展示会の成功は、会期当日ではなく、それ以前の「準備の質」でほぼ決まります。なぜ準備が重要なのか、リンクストラテジー株式会社の2025年の調査データをもとに、その理由を解説します。

●「導入検討中」の来場者にどうアプローチするか

　同調査では、来場者の約33%が具体的な購買意欲を持って製品やサービスを探していることが明らかになりました。
　この最も重要なターゲット層に、数あるブースの中から自社を見つけてもらうためには、誰に、何を、どう見せるかという緻密な「準備＝戦略設計」が不可欠です。この準備なくして、成果は生まれません。

●成果を分けるのは「スタッフ対応」と「ブースデザイン」

　来場者がブースを評価するポイントは製品力だけではありません。印象に残った理由として「スタッフの対応」と「ブースのデザイン」が上位を占め、来場者の8割がデザインを重視しています。これらは全て、当日の思いつきではなく、事前の計画と準備によってクオリティが決定します。
　これから解説する展示会施工の流れを、単なるタスクリストではなく、戦略を組み立てるためのフレームワークとしてご活用ください。

※データ引用元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000004.000078256.html

展示会施工の全体像｜発注から撤去までのスケジュール感

　展示会施工の期間は、一般的に3〜4ヶ月前から準備が始まり、当日設営・会期・撤収までを含めた長期的なプロジェクトになります。
　ここでは、展示会施工にフォーカスして、一般的な4ヶ月前からのタイムラインで解説します。

●【早見表】展示会施工の全体スケジュール

フェーズ	①やること	②成果物イメージ	③注意点
発注準備 (4ヶ月〜3ヶ月前)	・施工の前提要件の確定 ・施工会社の比較、選定 ・RFP（提案依頼書）の作成	・施工会社候補リスト ・RFP資料 ・パートナー契約	・価格だけで判断しない ・実績や相性を含めて選ぶ ・長期的なパートナー視点を持つ
設計・製作 (3ヶ月〜1ヶ月前)	・デザイン案の策定 ・図面への落とし込み ・製作準備と各種申請	・デザイン案 ・実施設計図面 ・各種申請書類 ・製作部材	・修正作業が多い時期 ・迅速な意思決定が必要 ・フィードバックを明確に伝える
現場・撤去 (1ヶ月前〜会期後)	・会場への搬入、設営 ・ブースの引き渡し ・会期後の解体、撤去	・完成したブース ・引き渡し確認書類 ・原状回復された小間	・現場トラブルに備える ・施工会社と密に連携する ・最終チェックを徹底する

●【展示会施工準備①】4ヶ月〜3ヶ月前：発注準備フェーズ

①やること
施工の前提となる要件を固め、パートナーとなる施工会社を選定する最も重要な期間です。

②成果物イメージ
・RFP（提案依頼書）
・施工会社候補リスト
・パートナー契約

③注意点
ここでパートナー選びを誤ると、以降の全工程に影響が出ます。価格だけで判断しないことが重要です。

●【展示会施工準備②】3ヶ月〜1ヶ月前：設計・製作フェーズ

①やること
選定した施工会社と二人三脚で、頭の中のイメージを具体的な図面やデザインに落とし込み、製作準備を進めます。

②成果物イメージ
・デザイン案
・実施設計図面
・各種申請書類
・製作部材

③注意点
修正のやり取りが最も多く発生する期間です。担当者は迅速な意思決定とフィードバックが求められます。

●【展示会施工準備③】1ヶ月前〜会期後：現場・撤去フェーズ

①やること
製作された部材を会場に搬入し、ブースを実際に組み上げ、そして会期終了後には解体・撤去します。

②成果物イメージ
完成したブース
原状回復された小間

③注意点
現場では予期せぬトラブルが発生しやすいです。施工会社との密な連携と、最終チェックが不可欠になります。

【展示会施工準備STEP1】発注準備｜失敗しない施工会社選定までの手順（4〜3ヶ月前）

　展示会出展準備の流れの中でも、この発注準備フェーズは最も重要な工程です。ここでの判断が、その後の施工全体のクオリティや成果に大きく影響します。

●発注準備①：施工の「前提」となる展示会出展コンセプトと要件を固める

　まず最初に行うべきは、施工会社に自社のブースイメージを明確に伝えるための要件定義です。これができなければ、的確な提案を引き出すことはできません。
　具体的には、ブースで何を展示するのか（製品サイズ・重量・電源要否）、商談スペースはいくつ必要か、守ってほしいブランドイメージなどを事前にリストアップしておきましょう。
　「お任せします」ではなく、自社の要望を具体的に言語化した要望リストを作成することが、すべての始まりです。

●発注準備②：施工会社に伝えるべき要件をRFP（提案依頼書）にまとめる

　次に、作成した要望リストを基に、RFP（提案依頼書）を作成します。RFPは、複数の施工会社に同じ条件で提案を依頼し、公平に比較検討するための基準となる重要な書類です。要望リストに加え、出展概要、予算の上限、選定スケジュールなどを記載し、候補となる施工会社数社に送付します。
　口頭での依頼は「言った言わない」のトラブルの元ですので、必ずRFPという書面で要件を伝えましょう。

●発注準備③：複数社を比較検討し、パートナーを見極める

　RFPを送付し、各社から提案を受けたら、比較検討のフェーズに入ります。価格だけで判断せず、提案内容、見積もりの透明性、そして担当者との相性を総合的に評価することが、最適なパートナーを見つける鍵です。
　提出されたデザイン案に対し、「なぜこのレイアウトにしたのか？」と質問を投げかけ、成果につながる営業動線まで考慮されているかを確認しましょう。少なくとも3社以上は比較検討し、最終候補とは必ず直接面談して、担当者のコミュニケーション能力や熱量を見極めることを強くお勧めします。

　また、展示会施工会社の選び方について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

【展示会施工準備STEP2】設計・製作｜デザイン確定から施工直前までの流れ（3〜1ヶ月前）

　このフェーズでは、展示会施工の具体的な手順に沿って、デザイン設計から製作準備までを進めていきます。各工程の精度が、最終的なブースの完成度を左右します。

●設計・製作①：初回デザイン提案の確認とフィードバック

　施工会社との契約後、RFPに基づいたデザイン案が平面図や3Dパースなどの形で提出されます。この最初の提案で、自社のコンセプトと施工会社の提案の方向性が合っているかをすり合わせ、ズレがあれば修正することが、手戻りを防ぎスムーズに進行する鍵となります。
　コンセプトとの一致度、営業動線の確保、予算とのバランスなどを多角的にチェックし、「このカウンターの位置を右に1メートルずらしてほしい」のように、具体的な指示でフィードバックを行いましょう。

　ブースデザインを依頼する時に役立つポイントについては、こちらの記事で詳細にまとめていますので、ご参考にしてみてください。

●設計・製作②：詳細設計の修正と最終図面の確定

　何度かフィードバックのやり取りを重ね、デザインの方向性が固まったら、詳細設計へと進みます。ここでは、細かな寸法、使用する素材、壁紙の色、電気配線の位置といった、製作に必要な全ての情報を盛り込んだ最終的な「実施設計図面」を確定させます。
　この図面を基に部材が製作されるため、ここでの承認が事実上の最終決定となります。図面確定後は大きな変更が困難（または高額な追加費用が発生）になることを理解し、社内の関係部署の最終承認を必ず取っておくようにしましょう。

●設計・製作③：木工・部材の製作とグラフィック入稿

　最終図面が確定し、正式な発注書を取り交わすと、施工会社は工場での木工造作や部材の製作を開始します。ここからは物理的な製作期間に入りますが、出展社側にも重要なタスクが残っています。それは、ブースの壁面や看板に掲示するグラフィックのデザインデータを入稿することです。
　施工会社が指定する締切日までに、指定の形式でデータを入稿する必要があります。データ入稿の遅れは、現場作業全体の遅延に直結するため、デザイナーや制作部門と密に連携し、締切を厳守してください。

【展示会施工準備STEP3】現場作業｜搬入から撤去までのスケジュールと注意点（会期前後）

　これまでの準備を形にする、現場での最終フェーズです。段取りの良し悪しが、当日のスムーズな運営、ひいては展示会の成果全体に影響します。

●現場作業①：搬入・設営のタイムライン

　会期前日になると、指定された時間に施工会社のトラックが会場に資材を搬入し、いよいよ設営が始まります。限られた時間の中で、基礎工事から壁面設置、電気配線、内装仕上げ、展示物設置といった流れで、安全かつ効率的にブースを組み上げていきます。
　通常、1〜2小間の標準的なブースで半日から1日、大規模な木工ブースでは2日以上かかることもあります。施工会社任せにせず、担当者も現場に立ち会い、進捗を確認しながら、特に電気やネット環境のテストは自ら行うことがトラブル防止の鍵です。

●現場作業②：会期中のメンテナンスと緊急時対応

　会期中には、照明が切れたり、モニターの調子が悪くなったりといった、細かなトラブルは起こりうるものです。多くのプロフェッショナルな施工会社は、会期中も担当者が現場に待機していたり、定期的にブースを巡回していたりして、こうした緊急時に迅速に対応してくれます。
　契約時には、こうした会期中のサポート体制がどうなっているかを必ず確認しておきましょう。

●現場作業③：撤去・搬出の段取り

　会期終了のホーンと共に、来場者の退場を待って一斉に撤去作業が始まります。会場内は非常に混雑するため、事前の段取りがすべてです。出展社は自社の展示物や備品を速やかに梱包し、施工会社がブースを解体・搬出して原状回復させます。
　この作業も通常、半日から1日を要します。スムーズに撤収するためには、展示物の梱包材を事前に準備し、誰が何を梱包するかの役割分担を決めておくこと。また、施工会社の搬出車両が何時に来るのかといった手配状況も確認しておくと安心です。

【STEP別】展示会施工の流れを円滑にするタスクチェックリスト

　これまで解説した「施工の流れ」を、抜け漏れなく実行するための実践的なチェックリストです。コピーしてプロジェクト管理にご活用ください。

【STEP1：発注準備フェーズのチェック項目（4〜3ヶ月前）】

【STEP2：設計・製作フェーズのチェック項目（3〜1ヶ月前）】

【STEP3：現場作業フェーズのチェック項目（会期前後）】

【施工の流れを把握したら】展示会支援サービスで成果を最大化した企業の成功事例

　これまで展示会成功の土台となる「施工の正しい流れ」を解説してきました。この流れを把握し、スムーズな準備ができるようになったら、次に目を向けるべきは「会期当日、いかにして成果を最大化するか」という、現場での実行力です。
　そこでこの章では、外部のプロである展示会支援サービスを導入し、当日のパフォーマンスを劇的に向上させた企業の成功事例をご紹介します。

●展示会成功事例①：Ｓｋｙ株式会社様

【課題】
ターゲット層が異なる複数の展示会に対応する中で、自社の運営リソースが慢性的に不足する事態に直面。特にタイトなスケジュール下でのブース設営や人員確保が追いつかず、出展拡大と実行リソースの維持をいかに両立させるかが課題となっていた。

【施策】
営業視点の集客ノウハウを持つ外部パートナーとして、株式会社セカツクの展示会支援サービス「メイカク」を導入。単なる人員の補填ではなく、自社サービスへの深い理解と「販促」を目的とした能動的なアプローチを重視した運営体制を構築した。

【成果】
出展回数が以前より大幅に増加した過密なスケジュールにおいても、全拠点で高水準のブース運営を実現。来場者数やコマ数に応じて設定された高いリード獲得目標を、多くの現場で大きく上回る結果を創出した。
自社社員と外部スタッフが「一丸となったチーム」として機能したことで、市場全体の来場者数が伸び悩む逆風下でも、確実な成果の最大化に成功した。

▶︎ポイント
展示会の成否を分けるのは、現場での「即時改善」と「一体感」です。
会期中の状況変化を読み取り、自発的にアプローチを修正できるパートナーを起用することで、運営側の負担を軽減するだけでなく、刻一刻と変わる現場のチャンスを逃さず成果へ繋げることが可能になります。

詳細：https://sekatsuku.jp/casestudy/promotion/3955/

●展示会成功事例②：株式会社メディア・バックオフィス様

【課題】
初回の展示会出展でマンパワー不足を予感し、本格的なリード獲得を目指す2回目以降の体制構築が必要になっていた。社内人員が運営面に割かれる中で、いかに多くの来場者と接点を持ち、その後の営業活動に繋げていくかが課題に。

【施策】
単なる人員補充ではなく、受注に繋げるための高い営業スキルを備えた展示会支援サービスを導入。事前に詳細なトークスクリプトを共有し、名刺交換の場でお客様の現状やニーズを深掘りする詳細なヒアリングを実施した。
また、現場で獲得した名刺に対して「温度感」や「アプローチの優先順位」をその場で記録・判別するスクリーニング体制を構築。

【成果】
展示会を通じて約100件の有効なリードを獲得。単なる名刺収集に留まらず、各来場者の状況を詳細にヒアリングして「温度感」を可視化したことで、営業専任者がいない体制下でも優先順位を絞った効率的な後追い活動が可能になった。
これにより、社内リソースを運営に集中させながら、商談に繋がる顧客基盤を無理なく整えることに成功した。

▶︎ポイント
新規事業の立ち上げ期こそ、顧客の声を戦略的に拾い上げる「営業のプロ」の視点が必要です。
現場で獲得した情報の精度を高め、アプローチの優先順位を明確にすることで、限られた社内リソースを高い確度の案件に集中させ、最短距離での売上創出を実現できるようになります。

詳細：https://sekatsuku.jp/casestudy/promotion/2488/

　また、運営全体の流れについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

展示会施工の流れに関するよくある質問（FAQ）

　最後に、初めて展示会の施工を担当する方が抱きがちな、細かな疑問にお答えします。

●Q1. 施工会社との打ち合わせは、何回くらい行うのが一般的ですか？

A. プロジェクトの規模にもよりますが、発注準備から設計・製作フェーズにかけて、少なくとも3〜5回程度は対面またはオンラインでの打ち合わせを行うのが一般的です。
初回提案、修正案の確認、最終図面の承認などが主な議題となります。重要なのは回数よりも、各打ち合わせで着実に意思決定を進めることです。

●Q2. 設営日、出展社は何をすれば良いですか？

A. 最も重要な役割は、施工会社が組み上げたブースが「図面通り・仕様書通り」に出来上がっているかを最終チェックすることです。特に、コンセントの位置や数、照明の明るさ、ロゴやパネルの掲示位置などを細かく確認しましょう。また、自社の展示製品や備品の搬入・設置もこの日に行います。

●Q3. 施工会社に「丸投げ」するのは、なぜダメなのですか？

A. 施工会社はブースを建てるプロですが、「貴社の製品やサービスを売るプロ」ではありません。どのようなブースが最も営業しやすく、成果につながるかという「正解」は、出展社自身の中にしかありません。
丸投げしてしまうと、見た目は立派でも全く使い勝手の悪い、成果の出ないブースが出来上がってしまうリスクが非常に高いためです。

まとめ：正しい展示会施工の流れを理解し、「成果を出す準備」に集中する

　展示会施工の成功は、正しい「流れ」を理解し、各工程を計画的に実行することで実現します。本記事で解説した「発注準備」から「現場作業」までの3つのステップは、貴社の展示会プロジェクトを成功に導くための羅針盤となるはずです。

　しかし、この多岐にわたる複雑な流れを、通常業務と兼任しながら完璧に遂行するのは容易ではありません。細かな施工管理に追われ、本来最も注力すべき「どうやって商談を創出するか」という戦略を練る時間がなくなってしまうのが、多くの企業が陥る失敗パターンです。

　株式会社セカツクの展示会営業代行サービス「メイカク」では、貴社の課題やリソースに合わせて、展示会運営の実行を強力にサポートします。
　こだわりのブースデザインを活かすためのトークスクリプトの作成、現場での質の高い集客とヒアリング、そして商談化に繋げるフォローコールまで、一気通貫で支援可能です。

主な特徴は以下の通りです。

・BtoB営業の経験豊富な営業マンによる、
　獲得名刺枚数の最大化（150％～200％UP）

・事前にサービスのインプットを実施し、
　来場者への具体的なヒアリングにも対応

・テレマーケティング事業で培ったノウハウを基に、
　成果報酬型のフォローコールで早期商談化（リスト母数に対して10％～15％）

・展示会出展の戦略からブースデザイン
　当日の運用代行についてもご支援可能

・ご要望に応じて名刺情報のデータ化も可能

・直近の活用事例「弁護士ドットコム株式会社様」
　　　　　　　　「Ｓｋｙ株式会社様」

　ちなみにセカツクでは、「現場での営業実行力」や「商談化に繋げるフォロー」といった強みに加え、近年高まるニーズにお応えすべく、展示会出展に関わる煩雑な業務をワンストップで代行・最適化する総合的な展示会支援サービスの立ち上げも進めております。
　展示会の成果に課題を感じている方は、ぜひ一度、私たちにご相談ください。

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