国内最大級のIT展示会「Japan IT Week」。多くの企業が出展するこの展示会で、自社のブースにより多くの来場者を呼び込み、名刺を獲得し、ビジネスチャンスを広げるか…その鍵を握るのが「人員配置」です。
　本記事では、Japan IT Weekで出展効果を最大化させるための人員配置戦略を、具体的な事例を交えながら解説します。
　展示会における人員配置を適切に行い、なおかつ長期的な目標達成を目指しているのであれば、展示会向け営業代行サービスがおすすめです。事例と併せて紹介するので、ぜひ最後までお読みください！

Japan IT Week出展の重要性

●Japan IT Weekとは

　Japan IT Weekは、最新のIT製品・サービスが集結する日本最大級のIT展示会です。多くの企業が出展し、新たなビジネスチャンスを掴むための重要な場となっています。
　出展企業の多くは、製品PR・商談設定・情報収集などを目的に、貴重なオフラインでの新規顧客開拓の機会を求めて参加しています。

●出展のメリット

　Japan IT Weekに出展することで、自社製品やサービスの効果的なPR・新規顧客開拓・既存顧客との関係強化などに繋げることが可能です。
　そのため数多くの来場者との接点を持つべく、名刺を獲得して製品のアピールをすることが至上命題となりますが、Japan IT Weekは知名度と規模の大きさから、市場調査や競合分析の有効な手段としても知られています。

効果的な人員配置とその役割

　効果的な人員配置は、ブースへの集客・名刺獲得数の最大化・質の高い商談創出に必要不可欠です。
　適切な人員配置と役割分担を実施すれば、限られた時間とリソースを最大限に活用できます。
　各担当の具体的な役割を明確に定めることで、来場者にスムーズな対応が可能です。

●呼び込み担当

　呼び込み担当はブース前での積極的な声かけや、パンフレット配布を行います。来場者の関心を惹きつけ、ブースへの誘導を促すのが主な役割です。
　第一印象を左右する重要なポジションであり、明るく元気な対応が求められます。

●名刺交換担当

　名刺交換担当は、説明員と連携してスムーズな名刺交換を行うだけでなく、展示会における「情報収集の最前線」を担います。
　限られた時間の中で、相手のニーズや課題を聞き出す高度なコミュニケーション能力と、営業担当者との密な連携が求められます。
　名刺交換担当のスキルアップは、展示会での名刺獲得の質を高め、ビジネスチャンスを大きく広げます。

●説明員・デモンストレーション担当

　説明員は製品・サービスについて詳しく説明し、来場者の疑問に答えます。専門知識に加え、高いコミュニケーション能力とプレゼンテーション能力が必要です。
　デモンストレーションを行う場合は、製品の魅力を最大限に伝え、購買意欲を高める工夫が求められます。

●その他の役割

　その他にも受付担当や現場責任者などの役割があります。ただこれらの役割は、人員が限られている場合、メインの役割と兼任して対応するケースも少なくありません。

人員配置の成功事例

　前章で述べた通り、実績や経験に基づいた人員配置は、展示会出展の効果を最大化します。
　しかし自社だけで最適な人員配置のノウハウを蓄積するには限界があることも事実です。そのような場合は、展示会営業代行サービスの活用も検討する価値があります。
　ここでは展示会営業代行サービスを提供する弊社が実際に支援し、成功を収めた事例をいくつかご紹介します。

●株式会社Aの事例

・具体的な配置策：ブースへの誘引や呼び込みに偏っていた外注の営業代行サービスを見直し、来場者へのヒアリング対応に重きを置いた人員配置が可能な弊社の営業スタッフに変更

・結果：製品・サービスへの関心度が高い、上質なリードの獲得に成功

●株式会社Bの事例

・具体的な配置策：名刺獲得よりも、ブース内での接客に向いている自社スタッフの適正を見極め、空いたポジションを声かけスキルが高い弊社のスタッフにより補填

・結果：前年度と比較して、名刺獲得枚数が2-4倍まで増加

●セカツクの展示会営業代行サービス「メイカク」

　これらの事例のように人員配置を最適化することで、展示会の効果は大きく変わります。
　セカツクでは展示会営業代行サービス「メイカク」を提供しており、より戦略的・効果的な人員配置、質の高いリード獲得も支援可能です。

人員配置以外での展示会を成功させるポイント

●事前の準備

　展示会成功のためには、ターゲット顧客と出展目的を明確にした上で、効果的な戦略を立案することが必須事項です。
　魅力的なブースデザイン、集客効果の高いプロモーションなどを徹底的に準備しましょう。
　また来場者の動きを予測した導線構築も重要であり、戦略と導線設計を入念に行うことが、展示会成功への第一歩となります。

●当日の運営

　展示会当日は、チーム内でのスムーズな連携が成功の鍵を握ります。運営責任者は的確な指示と状況把握に努め、その他のメンバーは積極的な声かけ、分かりやすい製品説明、スムーズな名刺交換など、自分に割り当てられた役割を徹底しましょう。
　また不測の事態にも臨機応変に対応できるよう、常に準備と心構えをしておくことが、ブース全体のパフォーマンス向上に繋がります。

●事後のフォロー

　展示会で獲得した名刺や当日の会話内容を基に、リードの確度を見極め、優先順位を付けて迅速かつ丁寧なフォローを行いましょう。
　個別のニーズに合わせた情報提供や提案を行うことで、見込み顧客との関係を深めることが重要です。
　このフォローアップを徹底することで、商談獲得、さらにはその先の受注へと繋がる可能性を高めることができます。

まとめ

　Japan IT Weekで出展効果を最大化するには、戦略的な人員配置が不可欠です。各役割に最適な人材を配置し、それぞれの役割を明確にすることが、名刺獲得の成功に繋がります。
　また人員配置だけでなく、事前の準備、当日の運営、事後のフォローも徹底することで、展示会は成功に近づきます。

　株式会社セカツクでは、展示会場でのブース内接客や名刺獲得を、営業のプロフェッショナルにお任せできるサービス「メイカク」を提供しております。
　メイカクでは展示会来場者の名刺獲得からフォローアップコールまで、ワンストップで対応可能なサービスです。
　主な特徴は以下になります。

・BtoB営業の経験豊富な営業マンによる、
　獲得名刺枚数の最大化(150％～200％UP)

・事前にサービスのインプットを実施し、
　来場者への具体的なヒアリングにも対応

・テレマーケティング事業で培ったノウハウを基に、
　成果報酬型のフォローコールで早期商談化
　(リスト母数に対して10%～15%)

・展示会出展の戦略からブースデザイン
　当日の運用代行についてもご支援可能

・ご要望に応じて名刺情報のデータ化も可能

・直近の活用事例「株式会社ビザスク様」
　　　　　　　　「株式会社マネーフォワード様」


　長期から会期ごとまで、ご要望に合わせて契約も可能です。また地方出張も承りますので、展示会運営についてお悩みの方はぜひ1度ご相談くださいませ！