「展示会で名刺はたくさん集まったのに、なかなか商談に繋がらない」———展示会のご担当者様であれば、一度はこうした悩みに直面したことがあるのではないでしょうか。
　実は、展示会スタッフの配置人数と役割分担を最適化するだけで、商談獲得数が大きく改善した企業が続出しています。

　本記事では、商談数を増やしたい展示会担当者の皆様に向けて、展示会スタッフに求められる基本の役割から、ブース規模別の適切な人数目安、そして来場者対応で成果を最大化するための具体的な動き方までを網羅的に解説します。

　よくある失敗パターンと、限られたリソースで成果を出すための現実的な考え方にも触れていきますので、ぜひ貴社のブース運営にお役立てください。

展示会スタッフの配置で、なぜ商談数が変わるのか

　展示会出展というと、ブースの装飾やノベルティといった“モノ”の側面が注目されがちです。
　もちろんこれらも大切な要素ですが、実は“人的リソース”、つまり展示会スタッフの配置と動き方こそが、商談数やアポイント数に大きく影響を与えることが分かっています。

●展示会スタッフの重要性

　米国のリサーチ団体CEIRの報告によると、展示会に出展する企業の84％が「スタッフの対人対応能力」を重視し、ブーススタッフへのトレーニングに投資を行っているとされています。
　このような「スタッフのレベル向上と適切な配置戦略」が、来場者との接触の質を高め、結果として商談化の可能性を大きく押し上げるのです。

引用元(英語サイト)：Maximizing Attendee and Exhibitor Engagement on the Exhibition Floor

●スタッフの配置と動きが展示会の「商談数」を左右する3つの理由

　これは机上の空論ではありません。私たち株式会社セカツクが数多くの企業の展示会を支援してきた経験からも、スタッフの質と配置の重要性は明らかです。
　その理由は、主に以下の3点に集約されます。

1.来場者をブースに“立ち止まらせる人”がいなければ、母数が増えない
→ 積極的な集客スタッフや呼び込み担当がいなければ、話を始める機会すら生まれません

2.説明員が足りなければ、せっかく来た来場者と深い話ができない
→「名刺交換だけで終わり」の来場者対応では、次のアポイントには繋がりません。

3.受付や振り分け担当がいないと、来場者情報が管理できず商談化のチャンスを失う
→「誰が」「何に興味を持ったか」が曖昧になり、展示会後の効果的なフォローができなくなります。


このように、「誰を、何人、どこに、どんな役割で配置するか」という静的な設計だけでなく、「現場でどのように動いて連携するか」という動的なブース運営までを考えることが、展示会からの商談数を最大化する鍵となります。

展示会スタッフに必要な5つの役割とは？商談化を左右するポジション解説

　では、実際の展示会スタッフの配置を考える上で、まずどのような役割があるのかを押さえておきましょう。

●1. 説明員・商談担当：展示会の商談獲得を担うスタッフとは？

　説明員は製品知識を基に来場者の課題をヒアリングし、次のアクション（商談やアポイント）をその場で確約することが求められるポジションです。
　理想的には自社の営業担当者がこの役割を担い、来場者の目的を深掘りします。専門性が求められるため、ここを疎かにすると“名刺だけ取って終わり”という結果に陥りがちです。

●2. 集客スタッフ：展示会で来場者を止めるための声かけ・導線設計

　集客スタッフは、主に通路側やブースの外周で声がけや資料配布を行い、来場者をブース内に導く役割を担います。
　展示会スタッフの中でも、獲得リード数に直結する非常に重要なポジションと言えます。

●3. 受付スタッフ：展示会来場者対応の“ハブ”となるスタッフの役割

　来場者がブースを訪れた際の最初の接点となるのが受付スタッフです。名刺・スキャン・簡易的なヒアリングなどを担当し、適切な説明員へと引き継ぎます。
　説明員への一次振り分けまで対応することも多く、実はこのポジションが“スクリーナー”として機能すればするほど、ブース全体の来場者対応の流れが格段に向上します。

●4. 運営統括：展示会ブース運営を支えるスタッフ配置と判断軸

　運営統括は、スタッフのシフト管理、ノベルティの在庫確認、KPI進捗のチェック、トラブル対応など、ブース全体の舵取り役です。
　多くはマーケティング担当者や展示会主担当がこの役割を担い、リアルタイムで数値を把握し、「集客スタッフを増員する」、「説明員を交代させる」といった判断を下します。


　上記の他に、会期後に活躍するのが「フォロー担当」です。獲得したリード情報をもとに、いかにスピーディーにフォローを進めていくかが重要になるため、この役割も事前に決めておくことが商談化のポイントです。

展示会スタッフは何人必要？ブース規模別の人数目安

　展示会スタッフの最適な人数は、出展目的やブース規模によって異なりますが、基本的には「目標とする成果」から逆算するのが最も合理的な考え方です。

●展示会スタッフの人数はどう決める？商談数から逆算する方法

　まず前提として、「1人の説明員が1時間に対応できる来場者数」は、ヒアリングや商談の深さにもよるが、概ね3〜5名程度とされています。
この目安を基に「目標等する名刺・商談数」、「会期中の稼働時間」などから必要な人数を割り出すことで、感覚的ではないスタッフ配置が可能です。

【計算例】
・会期：3日間（6時間×3日＝18時間）
・目標ヒアリング数：300件
・1人あたりの対応数：4名／時と想定
→ 対応できる数：1人×18時間×4名＝72名
→ 必要人数：約5名（説明員として）

もちろん、休憩なども考慮すると、実際にはもう少し余裕を持たせた人数を配置する必要があります。

●【展示会スタッフ構成例】1〜2小間規模ブースのおすすめ構成

役割	人数の目安	備考
説明員（商談担当）	2〜3名	営業担当または 製品理解の深い社員
集客スタッフ	1〜2名	ブース前での 呼び込み・案内担当
受付スタッフ	1名	名刺回収・振り分け 情報整理
運営統括	1名	タイムテーブル管理 KPIチェック

　上記のように、比較的小規模な1〜2小間ブースの場合、商談の最大化を狙う上で、合計5〜7名程度のスタッフ配置が理想的な構成と言えます。

3〜4小間以上のブースになると、来場者数が増え、セミナーやデモスペースを併設するケースも増えるので、役割がより細分化される傾向にあります。
　その際、人数が増えるほど「誰が商談を獲るのか」という目的が曖昧になりがちなので、「誰が主導してヒアリングを進めるのか / アポイントを設定するのか」といった、役割と動線をより明確化しておくことが重要です。

また展示会の小間位置についてお悩みの方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

●理想と現実のギャップを埋める展示会スタッフ運営戦略とは？

　ここまで理想的な構成をお伝えしましたが、多くの企業様が抱えるお悩みとして「実際にはそこまで人的リソースを割けない」という実情を挙げられています。

・「営業が2名しか出せない」
・「展示会慣れしているスタッフがいない」
・「マーケ担当が他業務と兼務している」

　このようなケースでは、「どこまでを自社で担い、どこからを外部のプロに任せるか」を検討することも有効な戦略です。
　例えば、「集客や受付の一次対応は外部に任せ、自社の営業担当者は質の高い商談に集中させる」といった役割分担が、限られた人数でも成果を最大化するポイントになります。

来場者対応で差がつく展示会スタッフの動き方｜接客のポイントも紹介

　役割と人数が決まったら、次は現場での「動き方」にフォーカスしていきます。
　まずは前提として、展示会では名刺を獲得することは最終的な目的ではなく、「商談に繋がる出会いを生み出す」ことこそが本来のゴールです。
　そこで、この章では現場の各ポジションで、展示会スタッフがどのように動くべきかー「商談数を最大化する動き方のコツ」を実践ベースで解説します。

●【展示会スタッフ1：集客担当】「呼び込み〜案内」を繰り返し、ブースに流れをつくる

　ブースに来てもらえなければ、商談以前に接点や会話も生まれないので、集客担当は“最初の一歩を作る人”としての動き方が求められます。

【声掛けのコツ】
・製品名ではなく「課題ワード」で引き寄せる
　来場者の足を止めるための第一声ですが、製品名をいきなりお伝えするよりも、相手の心に響く「課題ワード」から入るのが効果的です。
　例えば、「御社でもお困りの方が多い〇〇について、何かヒントになる情報をご案内しています」といった形で、相手の課題に寄り添う言葉を選ぶことで、ぐっと興味を持ってもらいやすくなります。

・パンフレットは“口実”に使う
　パンフレットは会話を始めるための自然な「きっかけ」として活用できます。「資料だけでも、ぜひご覧ください」という一言が、足を止めていただくためのハードルを下げ、次の一歩に繋がります。
　
・表情、服装、立ち姿も“声をかけやすい人”になる要素
　そして何よりも大切なのが、スタッフ自身の印象です。明るい表情や清潔感のある服装、親しみやすい立ち姿など、「声をかけやすい雰囲気」をブース全体で作り出すことを意識しましょう。

※状況に応じた動き方のポイント
　ブースの混雑状況に合わせて、動き方を柔軟に変えることも大切です。

　　混雑時：パンフ＋簡単な声掛けだけに絞り、「案内係」に徹する。
　　閑散時：通路に出て動きながら誘導。立ち止まりそうな人には「来場目的ヒアリング」まで行う。

●【展示会スタッフ2：受付担当】接客の第一印象がブース体験を左右する

　受付は、来場者がブースに足を踏み入れて最初に接する、まさに「会社の顔」となるポジションです。
　ここで心地よい印象を持っていただけるかどうかが、その後の商談へと繋がる重要な分かれ道になります。

【 基本アクション】
・アイコンタクトと表情管理：
　PC作業などに集中して無表情になってしまうのは避けたいところです。常に少し顔を上げて、来場者の方と自然に視線が合うよう心がけましょう。
　安心感を与える温かい笑顔が、会話のきっかけを作ります。

・最初の言葉をチームで共有しておく：
　第一声は「本日はお立ち寄りいただきありがとうございます。さっそくご案内いたしますね」のように、チームで簡単なフレーズを共有しておくと、誰が対応してもスムーズで統一感のあるお出迎えができます。

・次の流れはシンプルにお伝えする：
　その後の流れを詳しく説明しすぎると、かえって分かりにくくなってしまうことがあります。
　パンフレットなどをさっと手渡しながら「担当の者におつなぎしますね」と一言添えるだけで、来場者は次の動きを自然と理解できるようになるはずです。

※混雑してきた時の工夫
・待ち時間への配慮を忘れずに：
　もし列ができそうな気配があれば、おおよその待ち時間を事前にお声がけすることで、来場者のストレスを和らげ、丁寧な印象を与えることができます。

・ヒアリングは手短に、スムーズな引き継ぎを：
　混雑時は、受付でのヒアリングは必要最低限に留め、いち早く担当の説明員へおつなぎすることを優先しましょう。
　ブース全体の流れを止めない心配りが、多くの来場者への満足度に繋がります。

●【展示会スタッフ3：説明員】名刺を“商談”に変える接客手法の3ステップ

　展示会において、説明員の会話の質こそが「名刺交換を未来の商談へと繋げる大切な要素」です。
　一方的に説明して終わるのではなく、次に繋がる約束を生み出すための、心地よい会話の流れを意識してみましょう。

【基本の3ステップ】
・来場目的ヒアリング：
　まずは「本日は、どのような情報に関心があって、お立ち寄りいただけましたか？」といった形で、来場された目的を優しく質問することから会話を始めます。

・相手に寄り添った課題仮説を提示してみる：
　来場者の話をヒアリングする中で、「もしかすると、御社では〇〇のようなことにお困りではないですか？」と、相手の立場に立った仮説をそっと投げかけてみます。
　この課題感が的確であれば、一気に会話が深まり、未来を見据えた関係構築に繋がります。

・次のステップへ自然に繋がるアクションを提案する：
　話が盛り上がってきたら、その熱量を逃さずに、「もしよろしければ、後日オンラインで、本日お話しきれなかった〇〇について詳しくご提案させていただけますが、いかがでしょうか？」と、次回のアクションを提案してみましょう。

【“説明止まり”を防ぐワンポイントアドバイス】
・決まった説明順よりも、相手の「知りたい」を優先する
・アポイントの約束は重くなりすぎず、気軽な気持ちで提案してみる

●【展示会スタッフ4：運営統括】現場を回す“指揮官”として

　展示会では、スタッフが予期していない事態が必ずと言ってもいいほど発生します。
　そんな時、現場全体を見渡しながら、進行や人の動きを柔軟にコントロールしていくのが運営統括の大切な役割になります。

【KPIモニタリングとリアルタイム判断】
・目標の進捗をチームでこまめに共有する：
　「名刺の枚数」や「商談に進んだ数」といった目標の進捗を、朝礼やお昼、そして終礼といった節目でチーム全員と共有する時間を取りましょう。

・状況に応じた柔軟な人員配置：
　もし目標の達成ペースが少しゆっくりだと感じた時は、例えば「今は集客よりも説明に力を入れよう」といった判断のもと、その場で柔軟に人員配置を見直すことが、最終的な成果に繋がります。

【 スタッフ一人ひとりへの心配り】
・パフォーマンスを維持するための休憩を促す：
　人の集中力は長くは続かないと言われています。最高のパフォーマンスを保つためにも、意識的に休憩を取るように促し、チーム全体の活気を保つことも考えましょう。

・メンバーの小さな変化に気づく：
　特に、立ち仕事で声も出し続ける集客スタッフは、疲れが表情や立ち姿に表れやすいものです。
　こまめに声をかけて状態を確認する小さな配慮が、ブース全体の良い雰囲気を作り出します。

【予期せぬ出来事への対応】
　時には、想定を超えるほど多くの来場者が一度にいらっしゃったり、大切なお客様が訪問されたりすることも考えられます。
　そのような時は、自らが交通整理役（ハブ役）となって一時的に対応に加わるなど、現場がスムーズに回るための臨機応変な判断が求められます。

●展示会スタッフの動き方チェック｜役割別ポイントまとめ表スクリーニング）

ポジション	注力すべきポイント
集客スタッフ	声掛けトーク、立ち位置、混雑時のオペレーション
受付スタッフ	第一印象情報収集、スムーズな誘導
説明員（営業）	ヒアリング力、クロージング力、会話のゴール設定
運営統括	KPIモニタリング、人員配置調整、疲労管理

スタッフの配置戦略について詳しく知りたい方は、こちらもご覧ください。

展示会スタッフ戦略のつまずきパターンと“現実的な落としどころ”

　これまで解説してきたように、展示会で成果を上げるには役割分担、人数設計、動き方までを設計することが理想です。
　とはいえ、現実には人手や時間、展示会経験の不足といった“制約”の中で、運営をせざるを得ない企業も多いのではないでしょうか。
　ここからは、実際の現場でよく見られる「つまずきパターン」と、それでも限られたリソースで成果を出すための“落としどころ”をセットで紹介します。

●展示会スタッフ運営でありがちな失敗3パターン

1. 人数は揃っているが、誰も声をかけず来場者を取り損ねてしまう。

2. 説明員に負荷が集中し、会話が浅く「名刺だけ取って終わり」の流れになる。

3. マーケ・主担当が裏方と雑務に追われ、KPI管理・リアルタイム判断ができず、結果として「名刺は増えても、商談化／アポイント数が伸びない」ということに。

●展示会スタッフ運営でありがちな失敗3パターン

1. “やらない仕事”を事前に決める 　　→来場者全員に時間をかけて説明をするのではなく、確度の高い来場者へのデモンストレーションに時間を集中させるなど、優先順位をつける方が成果につながる可能性が高まります。

2. 簡易スクリプトを共有する
　　→「声かけ」「ヒアリング」「次の一言」までをテンプレ化し、全スタッフが共有し、説明員・集客・受付ともに同じ流れを把握しておくことで、スタッフ間の対応品質を一定に保つことが可能です。

3. 休憩・シフトを決めて、後半のパフォーマンス低下を防ぐ
　　→多くの企業で、展示会終了直前の1時間に名刺獲得が伸びるのに対して、説明員が疲れて声掛けが弱まるケースがあります。あらかじめ計画的に休憩を取れるブース運営体制を設計しましょう。

展示会スタッフ運営チェックリスト

　展示会運営を成功させるには、準備・当日・事後それぞれのフェーズで“抜け漏れなく進める”ことが重要です。
　ここでは、スタッフ体制を万全に整えるために確認しておきたいポイントを、チェックリスト形式でまとめました。今後の展示会運営でぜひご活用ください。

●展示会前の準備チェックリスト｜スタッフ配置の運営強化マニュアル

□ スタッフ構成表・役割分担・シフト表を作成
□ 呼び込み・ヒアリングの簡易スクリプトを作成・共有
□ 想定Q&A・NGワードの共有（スタッフ教育）
□ ブース導線・配置図のラフ作成（集客→説明→商談）

●展示会当日の運営チェック｜スタッフ配置とKPI確認事項まとめ

□ 朝礼でKPI（名刺数／商談数／留保数）と役割を確認
□ ピーク時間帯の増員ルール設定（例：昼13〜15時）
□ KPIボードや簡易集計（アポ数など）をリアルタイムに更新
□ フォロー担当は当日終了時点で名刺・データ整理開始

●展示会後の振り返りチェック｜スタッフ評価と次回改善の視点

□ 役割ごとの稼働状況／過不足分析
□ 商談化率が高かった時間帯・スタッフの傾向確認
□ 次回に向けて「削る」「増やす」業務を整理（例：集客減→説明員増）
□ 名刺から商談・契約までの追跡データ整理（フォロー状況含む）

展示会スタッフ体制の最適化で成果を出した企業の取り組み

　理想の配置や動き方を理解していても、現場では「人手が足りない」「スキル差が大きい」といった課題に直面しがちです。
　ここでは、人手やスキルの不足を展示会営業代行サービスでカバーし、限られた自社リソースでも商談獲得体制を構築した企業事例を2社ご紹介します。

●株式会社UPSIDER様｜柔軟な動きで“分業連携”を成功させた事例

課題：展示会での対応負荷が大きく、自社メンバーだけでは来場者フォローが回らない。

対応：セカツクのスタッフが、来場者への声掛け・名刺回収・受付導線案内を担当。自社社員はその後の接客・商談に集中。

成果：「どのスタッフが」「どの対応をするか」を明確に役割分担したことで、来場者対応が滞らず、商談数も確保。社員の集中度が高まり、対応品質のばらつきが減少。

成功ポイント：
・“呼び込み〜受付”を外部に任せることで、自社営業は商談に専念できるように。

・役割設計を事前にすり合わせることで、現場でのスムーズな連携が可能。

詳細：https://sekatsuku.jp/casestudy/promotion/1595/

●株式会社ビザスク様｜名刺獲得数400％アップ！社員の動きにも変化が

課題：展示会出展数の増加に対し、人員と営業スキルが追いつかず、名刺獲得数にムラがあった。

対応：セカツクのスタッフがブース前で名刺獲得を行い、関心度の高い来場者を社員へスムーズに引き継ぐフローを構築。

成果：名刺獲得数が前年比200〜400％を達成。社員は確度の高い来場者への説明・商談に集中でき、ブース対応の質と量の両立に成功。

成功ポイント：
・“来場者の温度感”の判断基準を設けることで、外部スタッフが広く拾い、社員が深掘りする体制を構築

詳細：https://sekatsuku.jp/casestudy/promotion/1642/

展示会スタッフに関するよくある質問（FAQ）

　ここまで展示会スタッフの役割や配置について解説してきましたが、より具体的な疑問が浮かんでくる方も多いかもしれません。
　今章では、展示会担当者様がスタッフ運営において、特に迷いがちなポイントについて、Q&A形式でまとめました。

●Q1：展示会スタッフは最低何人いれば成立しますか？

A1：原則としては、 1小間ブースの場合、「説明員1名＋受付1名＋集客1名」の合計3名が最小構成と考えられます。
ただし、安定したブース運営のためには、休憩を考慮した交代要員の配置を推奨します。

●Q2：初めて展示会に参加するスタッフには何を教えるべきですか？

A2：単なる製品説明で終わらせないために、以下のステップを念頭に置くことを意識してもらいましょう。

①来場者の目的を聞く
②課題仮説を立てる
③次のアクションを設定する

単なる“説明”で終わってしまうと商談化率が下がってしまう恐れがあります。
また一人一人に時間をかけることを防ぐために、“5分以内に次のアクションを促す”という目標を設けておくと、説明が長くなりすぎず効率的な対応が可能です。

●Q3：外部スタッフに任せる場合の注意点は？

A3：外部スタッフを活用する際は、「どこまでの対応を任せるか」と「自社がどこを担うか」の役割分担を事前に設計することが重要です。
また外部企業を選定する際は、展示会に特化した営業的な動きに対応できるかを確認しておきましょう。
展示会の成果を最大化させるには、“高確度の来場者を見極めて、自社説明担当に繋げる力”が必要になります。

展示会運営が成功した企業の事例に基づいた商談化戦略については、こちらもご覧ください。

まとめ｜展示会を成功へと導くスタッフ戦略

　展示会で成果を最大化するには、ブースに立つ「展示会スタッフ」の人数・配置・役割を、商談獲得というゴールから逆算して設計することが不可欠です。
　呼び込み・受付・説明・運営といった動きの質がそろってはじめて、来場者を的確に振り分け、確度の高い商談につなげることができます。

　しかし社内メンバーだけで実行しようとすると、「人手不足」「経験値の差」「当日の負荷集中」といった課題が立ちはだかり、理想の運営ができないケースも少なくありません。

　株式会社セカツクが提供する展示会営業支援サービス 「メイカク」 は、まさにこうした課題を解決するためのサービスです。
　展示会経験豊富な営業のプロフェッショナルがブースに常駐し、呼び込み・ 一次受付 ・ 有望リードの判別 ・ 自社営業へのスムーズなトスアップなど幅広く対応可能です。

　「名刺を増やす」ことに加えて、「商談の質と量を最大化する」ことにこだわり、展示会における営業成果を根本から引き上げるパートナーとなります。
展示会スタッフ体制に課題を感じている方、自社だけでは回しきれないと感じている方は、ぜひ一度お声がけください。

主な特徴は以下になります。

・BtoB営業の経験豊富な営業マンによる、
　獲得名刺枚数の最大化(150％～200％UP)

・事前にサービスのインプットを実施し、
　来場者への具体的なヒアリングにも対応

・テレマーケティング事業で培ったノウハウを基に、
　成果報酬型のフォローコールで早期商談化
　(リスト母数に対して10%～15%)

・展示会出展の戦略からブースデザイン
　当日の運用代行についてもご支援可能

・ご要望に応じて名刺情報のデータ化も可能

・直近の活用事例「弁護士ドットコム株式会社様」
　　　　　　　　「株式会社マネーフォワード様」