展示会のたびに名刺は集まるのに、商談に進む件数は一向に伸びない——。多くの展示会担当者が、こうした悩みを抱えているのではないでしょうか。

　実は、展示会で商談数を増やす鍵は、当日のブースの熱量だけではありません。来場前の設計、当日の運用、そして終了直後の“初動3日間”で実行するフォローまでを、一つの流れとして設計できているかが成果を大きく左右します。

　この記事では、展示会での成果を出している企業が実践するKPI設計と運用手順を、現場で即使えるノウハウに落とし込んで解説します。
　単なる名刺枚数ではなく「展示会での商談化の再現性」を上げる具体策として、事前準備・当日運用・事後フォローの各ステップを、実務で役立つチェックリスト付きでご紹介します。

なぜ名刺は集まるのに「展示会の商談化」は増えないのか？

　多くの企業が、展示会で「名刺は集まるのに商談に繋がらない」という壁にぶつかります。
　その根本的な原因は、個別の施策の失敗ではなく、展示会全体の運営プロセスが分断されている点にあります。
　展示会で商談獲得ができる企業とそうでない企業の差は、どれだけ一貫した戦略のもとに運営されているかで決まるのです。

●データで見る現状：名刺は“管理されず”、連絡先は“メールで探される”

　展示会に限らず、ビジネスの現場で交換された名刺は、その後どのように扱われているのでしょうか。
　Sansan株式会社の調査によると、買い手側の57.7%が受け取った名刺を“活用できる状態で管理していない”と回答しています。
　さらに40.7%は「紛失や整理不足で必要な連絡先を見つけられなかった」経験があり、交換した名刺情報が展示会後に“機能不全”に陥っている実態が浮き彫りになりました。
　また、買い手の68.6%は、必要な連絡先をメールボックスの検索で探すと回答しています。
　これは裏を返せば、展示会直後のフォローメールが、次のアポイントや商談に繋がる重要な接点になる可能性が高いことを示唆しています。

　このデータが示すメッセージはシンプルで、「名刺を渡すこと」以上に、「後から思い出してもらうこと」が重要ということです。
　私たち株式会社セカツクでは、営業代行支援の中で「展示会72時間ルール」を推奨しています。
　展示会終了後3日以内にフォローを完了させる企業は、そうでない企業に比べて商談化率に大きな差が出ています。
　「渡す」で終わらせず、「思い出してもらう」ための仕掛けこそが、展示会における商談化の第一歩です。

出展：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000690.000049627.html

●展示会商談化率が低い3つの原因：設計・運用・フォローの分断

　展示会での商談化がうまくいかない主な原因は、以下の3つのプロセスが分断されていることにあります。

1. 事前設計の甘さ：ゴール設定が曖昧で、誰に何を伝えるかが定まっていない。
2. 当日運用の非効率さ：役割分担がなく、現場の動きが属人化している。
3. 事後フォローの遅れ：リードが放置され、興味関心が薄れてしまう。

この悪循環が、獲得した名刺を商談に繋げられない、低い商談率を生み出しているのです。

●展示会成功の鍵は「商談獲得」に向けた一貫したプロセス設計

　展示会での成果を最大化するためには、事前準備から事後フォローまでを「商談獲得」という最終ゴールから逆算し、一貫したプロセスとして設計することが不可欠です。
　各フェーズでの役割と目標を明確にし、チーム全体で共有することで、名刺交換をゴールとしない、真に価値のある活動が可能になります。
　この一貫性こそが、展示会を成功に導き、商談へと繋げる鍵なのです。

【STEP1:事前準備】展示会での商談獲得を設計する

　展示会商談化の成功は、当日を迎える前の「事前準備」で8割が決まると言っても過言ではありません。
　ここでは、商談をゴールに据えた、戦略的なKPI設計と具体的な準備内容を解説します。

●展示会ゴールから逆算するKPI設計と商談を見据えた役割分担

　まず、「受注〇件」という最終ゴールから逆算して、必要な商談数、アポイント数、有効リード数をKPIとして設定しましょう。
　例えば、受注率が30%、商談化率が50%のサービスなら、受注10件のためには約67件の商談が必要、といった具合です。

　そのKPIを達成するために、当日は、
　・呼び込み
　・ヒアリング
　・デモ
　・アポイント設定
といった役割を明確に分担し、人員計画を立てることが重要です。

●展示会商談率を上げる台本（スクリプト）とデモ設計

　当日のアプローチを属人化させないために、顧客の課題感を探る60秒程度の診断スクリプトと、製品の価値が一目でわかる3分間のショートデモを準備しましょう。
　「次回、15分のオンライン商談はいかがでしょうか？」といった明確なゴールを設定し、その場で日程調整まで完結させるトークフローを固めることで、展示会でのアポイント獲得率は飛躍的に向上するはずです。

●展示会来場者を呼び止め、予約・商談に繋げるブースと導線設計

　ブースデザインは「見積作成時間を30%短縮」のような、具体的なベネフィットをワンフレーズで大きく見せることが効果的です。
　ブース内は「入口で呼び込み→中央でデモ→奥で予約」のように、人の流れが一方通行になる導線設計を意識しましょう。
　これにより、来場者はスムーズに次のステップに進むことができ、展示会での商談予約に繋がりやすくなります。
　ブースの小間位置選びでお悩みの方はこちらの記事もご覧ください。

【STEP2:展示会当日運用】ブースで“商談化の種”を確実に集める

　展示会当日は、練り上げた戦略を実行に移し、質の高い「商談の種」を効率的に集めるための戦いの場です。
　ここでは、現場のパフォーマンスを最大化するための具体的な運用方法を解説します。

●展示会の役割分担と連携：チームで商談率を最大化する1日の流れ

　朝礼でその日のKPI（名刺獲得数、目標商談率など）と各スタッフの役割を再確認し、チームの意識を統一します。
　ピークタイムにはアポイント（商談）設定担当を増員するなど、時間帯に応じて柔軟に人員配置を変更しましょう。
　終礼ではその日の成果を共有し、翌日の改善点を話し合うことで、展示会期間中もPDCAを回し続けることが重要です。

●展示会商談の質を高める、NGアポを見極める基準（クライテリア）運用

　「決裁関与度」「導入時期」といった基準（クライテリア）を事前に定め、それに合わないアポイントは無理に獲得しない方針を徹底しましょう。
　例えば、単なる情報収集目的の来場者（Cランク）には資料送付に留め、育成（ナーチャリング）ルートに乗せる判断が重要です。
　これにより、営業チームが質の低いリードに時間を割かれることを防ぎ、展示会後の商談率を高めます。

●展示会の混雑・閑散どちらにも対応する「二段構え」の現場戦術

　ブースが行列で混雑している時は、立ち見用のショートデモを見せつつ、QRコードで後日のオンライン商談を予約してもらう流れを作ります。
　逆に閑散としている時間帯は、周辺ブースを観察したり、積極的にブースの外に出てターゲット層に声をかけたりするなど、状況に応じた柔軟な動きが「成果＝商談・アポイント」に繋がります。

展示会当日の人員配置について、もっと細かく知りたい方は、こちらの記事で詳しく紹介しています。

【STEP3:展示会事後フォロー】商談率を劇的に伸ばす“初動3日間”の鉄則

　展示会で最も見過ごされがちなのが、終了直後のフォローアップです。来場者の記憶が新しく、興味関心が最も高い「初動の72時間」を制することが、名刺を商談へと昇華させる最大のポイントになります。

●展示会後フォローの商談化基本戦略｜なぜ72時間が勝負なのか？

　展示会の来場者は、多くのブースを訪問し、大量の情報を浴びています。そのため、時間が経つほど貴社の印象は薄れていってしまいます。
　展示会終了後、当日中にデータ化、翌日に優先架電、3日以内にアプローチを完了させるというスピード感が、他社に差をつけ、商談機会を逃さないための基本戦略です。

●【展示会商談へ】Day0（当日）にやるべきこと：データ化と最速お礼メール

　展示会終了後、60分以内に獲得した名刺をデータ化し、その日の夜19時までには必ずお礼メールを送信することが理想です。
　メールには、感謝の言葉と共に、当日話した内容の簡単な議事録や、改めて商談日時を調整するための予約リンクを記載しましょう。
　この初動の速さが、相手に与える印象を大きく左右します。

●【展示会商談へ】Day1〜3：反応ベースの優先架電と商談育成シナリオ

　次に、お礼メールへの反応（開封、クリック、返信など）を基に、アプローチの優先順位を付けます。
　感触が良好なホットリードから優先的に電話をかけ、具体的な商談日時を確定させましょう。
　また、すぐにアポイントに繋がらなかったリードに対しても、事例紹介や導入プロセスの案内といったステップメールを送り、継続的に関係を構築（ナーチャリング）することも重要です。
　この丁寧なリード管理が、将来の商談に繋がるのです。

チェックリスト | 展示会商談化率を最大化する

●事前準備チェックリスト

□ 予約LP／カレンダー／台本／配布物（A4一枚）を完成させたか
□ 商談化基準（クライテリア：決裁・時期・用途・予算）のカード化は済んだか
□ 3分で完結するデモパターンの切り替え手順を練習したか

●当日運用チェックリスト

□ 「入り口→ヒアリング→デモ→その場予約」の導線が崩れていないか
□ 残りアポイント枠や当日商談率の掲示を30分ごとに更新しているか
□ ターゲットランク（A/B/C）の比率が想定からズレた際の対応は決まっているか

●事後フォローチェックリスト (72時間以内)

□ Day0：19時までにお礼＋議事録PDF送付
□ Day1：反応上位へ当日架電、次点はショートコール→再予約
□ Day2–3：事例/工程メール→クリック反応へタスク化

展示会商談化 | 成功企業の運用パターン3選

　では展示会で獲得したリードを、どのようにして質の高い商談へと繋げていけば良いのでしょうか。
　ここでは、実際に展示会支援サービスを活用し、商談化において高い成果を上げた企業の成功パターンを3つご紹介します。

●株式会社マルイチマシン様(アルミ加工)：製造業でも“確度選別×当日導線”で展示会商談化を底上げ

課題：名刺は取れても商談化率が1割未満で伸び悩んでおり、少人数対応ゆえブース前の“素通り”も発生していた。

対策：来場者の属性見極め（ターゲ適合/確度判定）
→1. 有望層を営業へ即パスする一次対応を現場で徹底
　2. 積極的な声がけで接触機会を最大化

効果：大手企業の受注を実現、他にも3〜4社で受注に進展。
「商談に次がつながる」感触が明確化し、展示会の目的（商談起点づくり）を達成。

一言ポイント：製造系の“来場者ミックス”環境では、NGアポを早期に除外し、有望層に当日中の次アクションを約束させる運用が商談化を押し上げます。

詳細：https://sekatsuku.jp/casestudy/promotion/2925/

●株式会社UPSIDER様（法人クレジットカード）：声がけ→ブース内接客→次の商談設定まで一気通貫会商談化を底上げ

課題：インバウンドは潤沢だが、エンタープライズ層へのアウトバウンド接点や展示会から商談までの導線が弱かった。

対策：
→1.コンパニオン中心運用から営業寄りの現場運用に転換
　2.「声がけ→ブース内へ呼び込み→営業がキャッチ→その場で次の商談設定」
　　という導線を確立し、PDCAを会期中に高速で回す

効果：名刺獲得“だけ”で終わらせない動線が機能し、展示会→商談の接続率が改善。
現場での臨機応変な商談アポ化が評価された。

一言ポイント：「当日確約」までやり切るオペレーション（役割分担＋スケジューリング）が、商談化の再現性とスピードを同時に高めます。

詳細：https://sekatsuku.jp/casestudy/promotion/1595/

また展示会でのコンパニオン・営業代行サービスの比較については、こちらの記事でも参考にしてみてください。

●株式会社Genwork様（AIソリューション）：新規プロダクトでもPoC商談→契約まで到達

課題：新規サービスの仮説検証と、商談の芽形成を目的に出展。人員不足を補うため外部活用を決断。

対策：
→1.高密度の呼び込みと一次スクリーニングで有望層を選別
　2.ブース滞在の生産性を上げ、“商談”へ前進させる運営を設計

効果：展示会リードからPoC契約を受注。
さらに約10社から問い合わせが続き、商談の母集団と優先ターゲットが明確になった。

一言ポイント：新規カテゴリでも“その場での前進合意”をつくれば、PoC商談に直行できます。一次スクリーニング×当日合意が“商談化の最短ルート”です。

詳細：https://sekatsuku.jp/casestudy/promotion/1619/

営業代行会社を活用した展示会運用について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

展示会での商談獲得に関するよくある質問（FAQ）

●Q1. 獲得した名刺全てに電話すべきですか？

A. いいえ、効率的ではありません。まずは全件にお礼メールを送り、その反応（開封・クリックなど）があったリードから優先的に架電するのが鉄則です。
限られたリソースを、商談に繋がりやすい“熱い層”に集中させましょう。

●Q2. 展示会での商談率の目安はどれくらいですか？

A. 商材やターゲットによって幅がありますが、BtoBの中単価帯で10～25%が一つの目安です。
その場でアポイントを確定させる「当日予約率」を高め、フォローまでの時間を短縮できるほど、この数値は伸びる傾向にあります。

●Q3. 展示会当日、アポイント(商談)が取りにくい場合はどうすれば良いですか？

A. 「3分デモの後に、後日15分間の要件整理会」というセット提案に切り替え、選択肢は日時2つ程度に限定しましょう。
その場でアポイントを取る際は、参加してほしい相手の役職を明確にすることで、商談の質と参加率を高めることができます。

●Q4. チームがうまく回らず、運営が属人化してしまいます。

A. 役割分担（呼び込み／一次ヒアリング／デモ／スケジューラー）を明記した表を作成し、KPIボードを30分ごとに更新しましょう。
チームの小さな成功を可視化することで、モチベーションと連携が向上します。

まとめ｜展示会の商談化を最大化させる逆算設計を

　展示会で名刺を商談に変えるためには、事前準備・当日運用・事後フォローの各プロセスを、「商談獲得」というゴールから一貫して設計し、実行することが不可欠です。
　本記事でご紹介したKPI設計、台本作成、クライテリア運用、そして“初動3日間”のフォローアップといった具体的な手法は、展示会での成果を飛躍的に高める可能性を秘めています。
　しかし、これら全ての専門的な業務を、限られた社内リソースだけで完璧に実行するのは容易ではありません。

　株式会社セカツクが提供する展示会支援サービス「メイカク」は、まさにこうした課題を解決するために生まれました。
　営業のプロフェッショナルが貴社のブースに常駐し、質の高いヒアリングからその場でのアポイント・商談獲得までを一気通貫で代行します。
「名刺の枚数」だけではなく「質の高い商談の数」にこだわり、展示会での成果を最大化するパートナーとなります。自社での運用に限界を感じている方は、ぜひ一度ご相談ください。

主な特徴は以下になります。

・BtoB営業の経験豊富な営業マンによる、
　獲得名刺枚数の最大化(150％～200％UP)

・事前にサービスのインプットを実施し、
　来場者への具体的なヒアリングにも対応

・テレマーケティング事業で培ったノウハウを基に、
　成果報酬型のフォローコールで早期商談化
　(リスト母数に対して10%～15%)

・展示会出展の戦略からブースデザイン
　当日の運用代行についてもご支援可能

・ご要望に応じて名刺情報のデータ化も可能

・直近の活用事例「弁護士ドットコム株式会社様」
　　　　　　　　「株式会社マネーフォワード様」